TODOは“Have to do"ではなく、“Want to do”であるべき。
TODOは、“やらなければならない事”ではなく、“やりたいこと / Want to do”であるはず！叶えたい目的を達成させるための、次の一歩なのです。
みらいワークスでは月に一回、全社会議を開催していまして、経営理念やビジョン、行動指針の“みらイズム”といった会社の根幹にかかわる話や、全社の月次の戦略、各チーム別の月次の振り返りと今後の方針について発表をしてもらいます。毎回、社外取締役でもあるカルビー元社長の中田さんにも参加いただいていて、ほどよい緊張感のある会議となっています。
先月は、全社での運営方針として『KPIの考え方の変更』や、『Thank youカードの導入』について、今月は各チームの運営にPDCAを導入することについて話しました。PDCAの導入はどの会社でもやっていることですが、これを継続することは本当に難しいことです。最近はこれに絡めて、会社のマネジメントの仕組みについて考えることが多くなりました。
そんな中、社外の方と話をしているときに、「自分のTODOをこなしていくことがいやでいやで仕方ないのですが、岡本さんは自分自身のTODOリストはどうやって管理していますか？」と質問され、改めて自分自身のTODOに対する考え方というか、向き合い方、向き合う姿勢を話す機会となりました。
単刀直入に言うと、私は“TODO＝やらなければいけないこと”だとは捉えていません。英語はあまり得意ではありませんが、一般的にTODOとは『Have to do＝する必要がある。やらねばならない』という意味で浸透していると思います。一方、私は“TODO”とは『Want to do＝自分がやりたいと思っていること』だと考えるようにしています。私が思う『TODOリスト』とは、『自分がやりたいことリスト』なのです。
仕事上の自分のTODOとは、会社にとって何らかの形でプラスになることであり、TODOがあるということは“会社を良くするアイデアがまだまだ存在している”ことを意味しているとも言えます。会社を良くするということは、みらいワークスのビジョンである『“プロフェッショナル人材が挑戦するエコシステム”を創造する』ことに一歩近づくことになりますし、その先には経営理念である『日本のみらいの為に挑戦する人を増やす』を実践することに繋がっていきます。
つまり私にとってのTODOとは、“会社を良くすること”であり、目的地へ一歩一歩と近づいていくことなのです。だから、“やらなければならないこと（Have to do）”ではなく、“やりたいこと（Want to do）”であり、そうなるとTODOリストは実行していくことが苦ではなくなるのです。
もちろん、自分自身のTODOで、どうしても進める気にならない、やりたくないと感じるものが出現することはあります。しかし何事も“どう捉えるか”です。どうせやらなければならないことであれば、イヤイヤやるよりも、前向きに取り組みたいですよね。やるべきことを“やらなければいけないこと”として義務的に捉えるのも、“やってみたいこと、やりたいこと”として主体的に捉えるか、どう意味付けするのかが大切なのではないでしょうか。
では自分自身のTODO管理の姿勢や習慣はどのように培ってきたのだろうか、とふと振り返ってみました。学生の頃にはそんなことは全く考えていなかったので、それを教え込まれたのはアクセンチュアに入社してコンサルタントとしてのキャリアを送り始めてからです。
アクセンチュア時代はITコンサルタントが3年、戦略コンサルタントとして2年のキャリアを積みましたが、それぞれ違うサイクルで動いていました。IT系プロジェクトでは1年を超えるものも多かったので、全体の予定を期間で区切って細分化していました。フェーズごとにスケジュールに落とし込み、さらに月次単位に区切ることで、週次のサイクルとTODOが明確になり、それをこなしていくという形で取り組んでいました。かなり長期にわたる動きの中で、日々の仕事が発生してくるイメージでした。
それが戦略系のプロジェクトになると、2ヵ月程度の期間で企画をまとめ切るといったスピード感で進み、次のフェーズを取れるかどうかはその短期決戦で決まります。ということは、デリバリーをしながらも次のフェーズを取る為の種まきもしておかなければならないということです。そのようにさまざまな方向へ考えを巡らせながらデリバリーしている中、プロジェクトのベースとなるクライアント・ミーティングが週一で行なわれ、TODOのサイクルがまわるのですが、ミーティングで大きな変更が発生してその後のプランが総取り換えになるなんてこともありました（笑）
週次でのTODOがどんなものかざっくりご紹介すると、一日目は『どうするか』方向性を決めて、その後2日間は『発散させる』。この『発散させる』とは、ブレスト的な感じでアイディアを出し合うことです。その後、出てきたアイディアをまとめあげて資料を作りミーティングに臨む。このような流れで進めていました。その過程で論点整理やTODOチェックをマネージャーと適宜レビューしてもらい、やり忘れを防いでいました。レビューの頻度は、アナリストクラスの人だとデイリー、コンサルタントだと週一回～週二回ペースでのチェックといった感じでした。
こういった会社に所属している、プロジェクトに参画している立場でのTODO管理は何らかの形で第三者から見られているということもあり、なんだかんだでそれなりにはこなすことが出来ていましたが、独立してからそれは一変しました。当たり前ですが、誰にも管理されることもなければ、やっていなくても誰からも怒られないのです。「これって素晴らしい！」と思う反面、全てが自己管理なので、とても厳しい状況ともいえます。個人なので、いくらでも仕事ができるし、やらなくていいと思えばいくらでもさぼることもできる。“人の目”という存在はやはり大きいです。
みらいワークスを立ち上げる前は個人コンサルタントとして活動していた時期もありますが、その際はプロジェクトの合間に2週間旅行に行ったり、平日からゴルフに行ったりと、今からは考えられないような働き方をしていました。10年前に『日本のみらいを元気にする』という想いをもって起業しましたが、「こんな自由な活動ばかりをして、想いを実現するためのアクションを取らないでいると、時間はどんどん経ってしまう。1人で会社を運営するなかで、自制心を持つことや、自らを律すること、自分をマネジメントすることがとても大事なのだ」と、知らず知らずのうちに学んできたのだと思います。
では自分を管理するためにどうしていたか、具体的な手段ですが、『やりたいこと』と『やり忘れないこと』を意識し、それを起点として自らを管理していました。
まず『やりたいこと』。これが先ほど書いた内容に通じますが、自分がTODOで掲げたことは、自分なりに“日本を元気にする”ことに繋がる活動だと思っているので、それを起点にして考えれば、あらゆる活動が“やりたいこと”になり、前向きに捉えられるようになります。気持ちが伴っていないとどこかでイヤになってしまうこともあるかもしれませんが、どうしてこれを自分がやるのか、やるべきなのか、という意味付けを自分自身で腹落ちさせ「これは自分が“やりたい”ことなのだ」と思えるようにすることをとにかく意識していたと思います。
次に『やり忘れないこと』。私は恥ずかしながらとてもやり忘れが多いので、TODOとしてリスト化した時点で、リストに追記するだけでなく、それを行なう時間をスケジュールに入れてしまうようにしていました。その時間が確保できない時は、別の時間へリスケします。このようにすると、それがスケジュール上に存在している限りやり忘れずに済みます。またそもそもの“TODOリストを確認する”こともスケジュール化していました。「やり忘れが多い」というのが自分の中で課題であり何とかしたいと思っていたので、あきらめずに試行錯誤を繰り返した結果、このやり方にたどり着きました。
今私はみらいワークスの中で、チームやメンバーに対してさまざまなTODOを依頼していますが（無茶ぶりも多い事でしょう（笑））、その際に気を付けていることはふたつ。自分に対して思っていたことと全く同じで、『やりたいこと』と『やり忘れない』という2点です。
『やりたいこと』については、TODOを依頼する際に、依頼するだけでなく「なぜこれをするべきなのか、しなければならないのか」という“意味付け”についても話をします。そのTODOが本人にとって“Have to do”ではなく、“Want to do"として捉えられるよう、腹落ちしてもらえるように努めています。
『やり忘れない』ことについては、TODOを依頼する際にスケジュールを明確に決めることと、途中で進行状況を確認しやり忘れのないようにサポートしています。確認といってもがちがちに確認するというよりは、「あのTASK、どんな感じ？なにか問題はあった？」という軽い感じで聞くくらいです。「やりたいこと」だと思っている人であれば、（忘れていなければ）主体的に取り組んでくれるはずですので、“忘れないための手助け”のレベルで良いと思っています。
こんな書き方をすると、私はTODOをなんでもこなしているかのようですね・・・実際はそんなことありませんよ。ビジネスを進めていくと当然のように日々新たにTODOが発生します。その優先順位付けをしながら物事を進める必要がありますが、TODOを遂行していくうえで最も大変なことはこの優先順位付けだと思います。（優先順位とTODOの相関性については、またの機会に書くことにします。）
『やりたいこと』と『やり忘れないこと』を実践する方法は人それぞれだと思いますが、みらいワークスとしてどのようなやり方が適しているのか、これからもメンバーと一緒に試行錯誤を繰り返していきたいと思います。
